なるべくメールでやり取りしろ

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契約を結び、実際にサービスを提供したり、商品を手配したりする段階になったら、相手との連絡はなるべくメールで行うことが大切です。

メール以外の手段としては、FAXや郵便などでやり取りでも構いません。とにかく形に残る連絡手段でやり取りの履歴を残すことが大切です。また、会議を行った時などは議事録をつくることも有効です。

口頭のみのやり取りは危険！

私も苦い経験があります。

ビジネスはスピーディーに動いていくものなので、つい口頭のみで作業を進めてしまいがちです。電話を受けて即作業。会議を終えたら即手配。。。しかし、これが相手によっては思いもよらぬ落とし穴になってしまうことがあるのです。

どういう相手の時かというと、ズバリ「言った言わない」問題の際に引かない客の時です！

言った言わない問題というのは、文字通り会話をした片方が「言った」と言い、もう片方が「言わなかった」と言うという記憶の食い違いの問題です。

例えばAさんとBさんが会議をして、AさんがBさんの商品を50個買うという発言をしたとしましょう。ここで、Bさんは受注した側だからはっきりそれを覚えています。しかし、Aさんはあまり深く考えずに言ったとします。すると、後になってAさんは「50個発注した覚えは無いよ」と言い出すわけです。

もしここで、議事録を取っていなければ、口頭のやりとりですので何の証拠もありません。
最悪の場合、AさんとBさんが裁判で争うことになるでしょうが、Bさんが確実に敗訴します。
実際にはAは発注しているわけですが、口頭での発注をBさんが証明するのは相当困難です。

言った言わないという問題は、程度の差こそあれ必ず発生します。
もし言った言わない問題になった時は、お互い一歩引くのがビジネスでの常識です。
前述の例なら半分の金額をAさんが引き取るなど和解案を出すのが筋でしょう。

しかし、引かない客がいるのです。
本当に憎たらしいですが、堂々と記憶違いの事を主張してきます。
でも、そうなってからは後の祭りなのです。

メール、FAX、手紙、議事録、これらは非常に証拠能力が高いものです。
裁判になった時、そんなことを言った覚えは無いというお客さんに対して、確かに言ったという証拠を突きつけることができ、言い逃れを防ぐことが出来ます。

議事録については改めて作るとなると時間がかかってしまい、小額の案件だと作っている時間がもったいないという場合もあるでしょう。しかし、メールなら電話と変わらないくらいの労力で使えますので新たな負担にはなりません。ぜひメールでやりとりする量を増やしてください。

また、可能ならメールに対して返信をもらうことです。
「●●の件を進めさせていただきます」というメールをこちらから送るだけだと一方的に進めている印象になりますが、

「●●の件は進めてもよろしいでしょうか？」という問いかけのメールに対して、「お願いします。」という返信が来れば相手がこちらから送ったメール内容を理解して返答したことの証明になります。この違いは大きいです。

人によってはこちらからの連絡は電話で行い、相手からの連絡はメールで返させるのが鉄則という人もいるくらいです。